Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:
? автоматическая генерация номера и текущей даты;
? подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов;
? подстановка даты из календаря;
? использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай);
? контроль заполнения полей РКК;
? контроль дублирования документов.
Кроме того, система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте.
Регистрируемые документы распределяются по потокам, например, входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. Для этого в стандартную поставку программы входит модуль «Дизайнер форм».
В системе ЕВФРАТ-Документооборот обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
